Gestione documentale
Acidevolution risponde con le sue soluzioni di Data Management
ai problemi, sempre più frequenti attualmente nelle
aziende, dell'archiviazione e del reperimento delle informazioni
a causa della grande quantità di documenti prodotti
quotidianamente, sia in formato cartaceo sia digitale.
Un sistema di Data Management costituisce uno strumento
rapido ed efficace per la gestione di documenti e informazioni;
i dati infatti vengono memorizzati in un formato standardizzato
e possono essere inseriti, consultati, modificati o eliminati
in qualsiasi momento tramite web. Ogni giorno in una azienda
vengono prodotti, aggiornati e scambiati grandi quantità
di documenti.
La possibilità di creare e condividere files in formato
digitale ha aperto nuovi orizzonti nel lavoro quotidiano,
ma ha anche introdotto nuovi problemi di organizzazione,
classificazione ed archiviazione.
Studi recenti hanno calcolato che nei prossimi 3 anni saranno
generate più informazioni che negli ultimi 300.000
anni. Ma come e dove saranno conservate? E come saranno
gestite? Con l’utilizzo di un sistema di Data Management
è possibile disporre di criteri e strumenti per accedere
alle informazioni giuste nel momento giusto; questo costituirà
uno dei principali vantaggi competitivi per le imprese del
prossimo futuro.
I sistemi di Data Management si suddividono in diverse categorie,
tra le quali troviamo:
- Integrated Document Management: sistemi per l’archiviazione,
la catalogazione, il reperimento, la
trasformazione e la gestione dei documenti
- Workflow: sistemi per la definizione ed il controllo
di flussi documentali e procedurali, sistemi di
protocollo.
E’ possibile effettuare ricerche semplici
e veloci su tutte le parole contenute nei documenti
archiviati e permette di conoscere l’intera
storia delle modifiche apportate al documento con
la data e l’autore. Consente di gestire i
documenti cartacei e archiviarli insieme ai documenti
in formato digitale e di accedere tramite Internet
con la massima sicurezza a tutti i documenti che
possono essere consultati anche da persone che lavorano
presso sedi diverse.
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Le principali funzioni previste nei sistemi di Data Management
forniti da Acidevolution sono le seguenti:
- Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)
- Indicizzazione completa dei principali tipi di documenti:
PDF, Word, Excel, testo
- Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto
del file
- Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento
dei caratteri (OCR)
- Possibilità di conversione delle immagini TIFF
in PDF e supporto TIFF multipagina
- Importazione batch di documenti
- Ricerca documenti con analisi del testo completo
- Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione
- Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo
di utenti
- Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni
- Amministrazione del sistema: gestione utenti
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