L'avvento dell'informatica ha avuto un profondo effetto
sulle aziende e sul modo in cui condurre il proprio business.
I clienti sono sempre più esigenti e si aspettano
che i propri fornitori impieghino le nuove tecnologie per
ridurre il costo di prodotti e servizi migliorando il processo
di vendita attraverso procedure automatizzate.
Questo più alto livello di servizio richiede che
l 'azienda stessa migliori la propria efficienza, implementando
il flusso e la disponibilità delle informazioni a
dipendenti, consulenti e partners.
Ma allora perché implementare un Corporate Portal?
Per mettere a disposizione le
informazioni quando e dove è necessario: attraverso
personalizzazione e segmentazione i dipendenti possono
ottenere solo le informazioni veramente utili per
il proprio ruolo;
Per facilitare le comunicazioni
tra i vari livelli dell'azienda tra sedi o collaboratori
fisicamente lontani. Spesso i livelli dirigenziali
devono comunicare importanti notizie ai dipendenti,
e il portale aziendale permette di pubblicare tali
informazioni per tutto il tempo necessario alla loro
divulgazione;
Per rendere possibile una completa
interattività da parte dell'utente, stimolare
una partecipazione attiva alla costruzione della conoscenza,
che diventa in qualche modo una sorta di coscienza
collettiva;
Per presentare il materiale, di
per sé eterogeneo e non strutturato, in un
modo fruibile, facendo in modo che possa essere interessante
per il destinatario e che gli utenti lo possano leggere;
Per rendere flessibile l'azienda
e permettere di usufruire di uno strumento di business
che raggiunga gli obiettivi economici e snellisca
e velocizzi lo scambio informativo tra le persone;
Per poter scambiare, in maniera
protetta, file dati, documenti di testo, foto ed immagini,
schemi, progetti, diagrammi in modo assolutamente
riservato
Per prendere visione in tempo
reale delle informazioni che vengono pubblicate (ad
esempio un nuovo piano scadenze per un progetto o
la presentazione di un nuovo servizio), facendo in
modo che tutto il team possa lavorare con dati sempre
aggiornati. Il Corporate Portal rimuove gli ostacoli
favorendo un'efficace comunicazione e collaborazione
di gruppo, permettendo la pubblicazione e la condivisione
di dati e documenti e fornendo strumenti addizionali
quali programmi per la gestione di contatti, calendari,
discussioni di gruppo e un sistema E-mail di gruppo;
Per svolgere quindi la funzione
di una intranet che consente di migliorare la qualità
dei servizi e la gestione del lavoro interno ed esterno
e che permette di aggiornare e comunicare dati e documenti
in modo semplice e rapido, accrescendo la produttività
e l'efficienza del team;
Per ridurre i "costi fissi"
come ad esempio invio di fax, stampa documenti, carta,
buste, affrancatura, corrieri, stampa e verifica di
cd-rom o floppy da spedire, ore di lavoro per imbustare,
etichettare, affrancare, verificare ricevimento, ore
di lavoro per riunioni in cui dovete consegnare dei
documenti ai Vostri clienti. L'uso delle e-mail potrebbe
essere una valida alternativa. Ma la sicurezza? Oggi
le e- mail:
a. possono essere intercettate
con relativa facilità b. non vi é nessuna garanzia
che siano effettivamente arrivate c. non vi é garanzia che siano
arrivate al posto giusto
